028 廊坊市公共资源交易中心:开标不见面 档案电子化

案例简介:


  根据疫情防控需要,为进一步提高我市公共资源交易电子档案管理水平,2020年,进入中心交易的政府采购、工程建设等623个项目全部应用电子档案系统存储。查询人只需输入交易项目关键词,交易项目全程将直接全部展现出来,真正实现了档案管理的规范化、电子化,破解了纸质档案占用空间,不易长时间保存、查找档案不方便的难题,为系统内部强化监管和向社会提供查询服务提供了便捷、高效的途径。在应用电子档案系统基础上,中心坚持三个原则,确保高质量完成归集整理。


案例详情:


廊坊市公共资源交易中心:

开标不见面 档案电子化


  近年来,河北省廊坊市公共资源交易中心以便民利企、优化营商环境为出发点,依靠“互联网+招标采购”,积极推广应用“不见面开标”系统,实现市场主体“一次不用跑”。同时,中心进一步提高公共资源交易电子档案管理水平。根据疫情防控需要,2020年进入中心交易的政府采购、工程建设等623个项目全部应用电子档案系统存储。

  一、力推不见面开标,降低企业交易成本

  为深入贯彻落实国家、省“最多跑一次”改革和“互联网+政务服务”建设有关工作要求,廊坊市公共资源交易中心紧紧围绕“提速、增效、降本、惠民”总体目标,坚持问题导向,以传统开标模式存在的地域场地束缚、企业投标成本高等痛点为抓手,将“互联网+”与公共资源交易进一步深化融合,创造更大的公共服务价值,新建公平快捷、惠企便民的“不见面开标”新模式。

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  “不见面开标”新模式在推动“放管服”改革,优化营商环境工作中具有重要意义。中心通过全面启用“不见面网上开标大厅”,并采用直播形式组织各市场主体进行不见面开标系统操作培训,实现了线上投标、线上解密、线上开标、线上唱标、线上答疑澄清、线上二次报价、线上互动等全流程电子化交易流程。

  (一)基本情况

  概念定义:“不见面开标”是指公共资源交易活动在实现电子化交易的基础上,运用互联网技术改变传统场内交易模式,远程在线实时完成开标会议的全过程,实现从有形交易场所到电子化平台的跨界转变。

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  “不见面开标”与先进技术紧密结合,采用流媒体交互软件的视频功能,运用可视化技术对原有的开标大厅进行升级改造。运用三维建模技术或实景图像虚拟一个开标场地,将传统的实体开标场所搬到网上,以逼真的虚拟场景给用户以身临其境的感受,招标人、投标人及其他相关人员只需登录网上开标大厅,即可实现网上播放评标纪律、公布投标人、投标人解密、招标人解密、唱标、异议回复、开标结束等功能的场景式自助服务。

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  (二)主要做法及特点

  传统的开标会,投标企业须提前到达开标现场,在有形市场集中参加开标会议。采用“不见面开标”方式后,投标企业无须抵达会议现场,彻底摆脱地域限制,在网络环境下任何地点即可完成网上开标、文件远程解密、数据实时查询等各项工作,进一步为企业松绑减负,让投标企业“多走网路,少走马路”,变“企业辛劳路上跑”为“企业轻松网上办”。

  (三)取得成效

  “不见面开标”打破了长期以来开标必须在有形市场内交易的桎梏,使得“交易零距离、投标无障碍”成为鲜活的实践范例,真正实现了李克强总理倡导的“从依托有形场所向以电子化平台为主转变”,进一步优化了公共资源交易营商环境,激发市场主体活力,提高资源配置效率。

  “不见面开标”的经济和社会成效分析:一是大大降低交易成本。按1000个项目计算,节约投标人直接投标成本4500万元;二是显著提高交易效率。开标时长缩至传统方式的四分之一,单日开标项目数量增加50%;三是促进公平竞争交易。彻底打破地域限制,参与投标企业数量同比增加40%;四是为精准打击围标串标提供技术支撑。

  截至目前,中心共受理343个政府采购交易项目,全部通过网上“不见面开标”的新模式进行交易,实现了人员零聚集,减轻了公共资源交易各方主体负担,降低了企业交易成本。

  供应商表示,上线“不见面开标”系统,极大地缓解了以往传统“面对面”的开标模式异地供应商投标成本高的难题,现在只需要坐在办公室或者家里电脑前,就可以实时完成在线签到、文件解密、磋商报价等全部开标交易环节,真正方便了供应商办事。

  二、档案电子化管理,实现“零丢失”

  在积极推广应用“不见面开标”系统的同时,中心认真贯彻落实国办函〔2019〕41号文件要求,以推动公共资源交易档案存储数字化和管理智能化为目标,建成上线了“廊坊市公共资源数字化档案管理系统”,将项目进场交易受理、招标、中标公告、交易发起文件、交易响应文件、评审过程文件、评审全程录音录像、验收证明、质疑答复等与交易活动有关的所有活动记录,整合在电子档案中,永久保存。真正实现档案管理的规范化、电子化,做到交易项目全程电子永久保存,实现“零丢失”。


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电子档案管理系统


  “廊坊市公共资源数字化档案管理系统”由档案归集系统和档案借阅(借调)系统组成,档案归集系统主要为招标代理、招标人及档案管理员提供档案收集、档案整理、档案成卷、档案成档、档案鉴定、数据统计等办事通道,为用户节约大量时间,同时提高其办事效率。

  廊坊市建设的公共资源数字化档案管理系统较传统档案而言,具有不可比拟的鲜明特征:

  (一)便捷性。电子档案不仅为归档提供了便捷的手段,而且提供了信息利用的快速通道,解决了立卷、归档、查找过程中的繁琐,减轻了管理人员以及其他工作人员的劳动强度,有利于节省大量人力物力,极大程度上提高了档案管理的工作效率。

  (二)可共享。冲破了纸质文件“有形”的观念以及纸质档案“固定场所”的束缚,打破了“利用时间”的限制,使同一份文件在同一时间、不同地点通过复制、下载、网络传递、利用移动硬盘等途径,被不同利用者所共享。

  (三)多样性。利用者可以结合自身所需,利用计算机可以对文件、信息进行快速分类、筛选、汇总、统计等,进行多种形式的信息处理和分析,很大程度上提高了电子文件信息的利用率。

  (四)可回收。通过电子文件可以达到节省纸张和保存文件空间的目的。电子文件可通过邮件、网络传输、文件传递等有效途径快速传递,完全替代了传统纸质文件的繁琐。

  (五)保护原件。纸质载体上的信息会随着利用次数的的增加而损耗,而数字化存档的文件具有永久可读性。

  此前,河北良恒工程项目管理有限公司经理赵月婷切身体会到了档案电子化带来的优势。“中心实施电子档案保存,为我们招标代理减负明显!”据她介绍,按照政府采购法规定,采购档案需保存15年,他们租了200多平米的地方用于存放档案,随着档案越来越多,仓库逐渐不够用。正在公司考虑继续租用场所存放之时,中心就启动了电子档案存储。单单就这一项,一年约为他们节省资金6万元。

  档案电子化后,不仅解决了纸质档案占用空间的难题,也解决了不易长时间保存、查找档案不方便的难题。据了解,查询人在电子档案系统中,只需输入交易项目关键词,交易项目全程将直接全部展现出来,为系统内部强化监管和向社会提供查询服务提供了便捷、高效的途径。


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接受群众咨询服务


  在应用电子档案系统基础上,坚持三个原则,确保高质量完成归集整理。首先是“一档一卷”原则,招标(采购)人或其委托的代理机构按照一个项目一档的原则,以“件”为单位、按交易流程的先后顺序进行电子归集整理。其次是及时归档原则,招标(采购)人或其委托的代理机构应在项目合同签订后5日内完成电子文件的归集。最后是不可更改原则。归档的电子文件明文归档,专用软件产生的电子文件及其他通用型电子文件均须转换为PDF电子文件,整理成卷。


案例链接:

http://hebei.hebnews.cn/2020-06/23/content_7956473.htm